작은 조직에서도 쉽게 할 수 있는 21세기 업무 효율화에 대한 소소한 이야기
스마트, 스마트. 좀 지겨워 질려고 합니다. 뭐 그래도 어쩝니까. 키워드의 힘이, 마치 웹2.0과 같은 키워드의 힘이 트랜드를 이끌고, 또 다른 기회를 만들었던 것 처럼 이미 스마트와 관련된 키워드는 너무 많이 나돌고 있는걸. 열풍을 넘어선 광풍이 근래 몇 년간 화두로 떠오르고 있습니다. 그런데, 정말 ‘내’가 일하는 분야에서도 이런 스마트워크가 가능할까? 잘 나가는 회사가 아니더라도, 나만 모르고 있는 스마트한 업무를 진행하기 위한 도구는 없을까?
빅데이터, 클라우드, 웨어러블 어쩌구 하는데, 그런 키워드는 모르더라도 이미 우리 주변에 이런 서비스들이, 그것도 공짜로 받을 수 있는 혜택들이 참 많이 있습니다. 제가, 저희 팀, 저희 회사에서 쓰고 있는 몇가지 실질적인 방법들을 공유해 드리려고요. ‘나는 이미 스마트해’라고 생각하시는 분들은 ‘그렇지. 이건 써야지.’정도만 공감하면 성공!
1. 협업을 위한 최고의 문서 작성 도구 — Google Dirve
일을 할 때 우리는 대부분 협업을 기준으로 업무를 진행합니다. 윗분들께 보고도 해야 하고, 함께하는 동료들에게도 공유해야 하고, 후배 직원들이 진행하고 있는 업무도 알고 있어야 합니다. 그런데, 거의 모든 회사들이 사용하고 있는 업무를 위한 문서작성도구는 MS Office에 한정되어 있습니다. 엑셀, 파워포인트, 워드 등은 모두 생각을 표현하는 문서도구죠. 이 문서도구가 아쉽게도 로컬(내 PC)에 기본적으로 저장이 되다 보니까, 이 문서를 첨부해서 이메일을 보내야 하고, 혹여나 회의 때 이 문서를 다시 봐야 하면, ‘제 PC에 자료가 있어서…’라는 말을 하는 경우도 더러 있습니다. 구글드라이브는 이런 과정들을 ‘공유’라는 이름으로 출발되어서 만들어져 있습니다. 주간업무보고서, 회의록, 풀품 구매 목록, 행사 진행 큐시트, TO DO LIST, 고객사 연락처 목록, 설문조사, 도서 구입 목록, 프로젝트 요구사항 정의서 등 제 구글드라이브에는 약 100여 종의 문서들이 공유되어 있습니다. 협업을 하신다면, 인터넷만 연결되는 조직에서 업무를 하신다면, 구글드라이브를 사용해 보세요.
2. 간단한 노트, 할일 등을 PC에서, 맥에서, 스마트폰에서 자동으로 동기화가 되었으면 — Evernote
‘동기화’라는 단어는 저는 에버노트가 나오기 이전 세상과 이후 세상으로 나뉜다고 느끼고 있습니다. 사실 우리의 뇌는 기억을 하는데, 분명히 한계가 있습니다. 그런데, 아시다싶이 세상은 점점 더 복잡해지고, 기억하고 메모해야 하는 일들도 너무 많아졌습니다. 어떻게 다 기억합니까. 어딘가에 노트해야죠. 그런 노트가 만약에 PC와 내가 쓰는 스마트폰에서, 혹은 둘다 없더라도 인터넷에 연결만 되면 지난 달에 내가 했던 TO DO LIST를 볼 수 있다면? Palm과 같은 기억도 안나는 오래전의 동기화 모델을 생각하신다면 에버노트 딱 일주일만 써 보시길 권해드립니다. 동기화라는 어려운 단어는 컴퓨터가 하는거고, 우리는 그저 어제 쓴 노트가 그대로 있고, 우리가 쓰는 모든 단말기에서 그 내용이 보여지면 그만입니다. 클라우드니, 동기화니 뭐 몰라도 쓰실 수 있습니다.
3. 우리 회사는 매달 10~15만원씩 웹하드에 50G 쓰고 있어요! — Dropbox
수 년 전에 대용량 파일을 공유하기 위해서 매달 몇 만원씩 웹하드 업체에다가 비용을 지불했었습니다. (사실 아직도 일부 비용이 지출되고 있기는 합니다만…ㅡㅜ) 드랍박스는 가입만 하면 2G를 무료로 제공합니다. 물론 MS의 스카이드라이브나 박스닷컴과 같이 20~30G를 제공해 주는 업체들도 수 년 전부터 제공하기는 했었습니다. 하지만, 드랍박스는 참 단순합니다. 가입하고, 웹하드만으로도 쓸 수 있지만, 내가 쓰고 있는 PC 탐색기에 드랍박스 폴더가 생성되서, 로컬에서 파일을 드래그하거나, 복사/붙여넣기를 통해서, PC를 사용하던 경험을 그대로 이어줍니다. 게다가 웹용, 데스크탑용, 스마트폰용, 태블릿용 등 우리가 접하는 모든 디바이스에서 동일한 파일을 동일한 상태에서 사용할 수 있습니다. 물론 특정 폴더를 특정 사람들에게만 공유해서 누구나 쉽게 올리고, 다운받을 수 있는 기능도 있습니다. 스마트폰을 쓰면서 많은 이용자들이 가장 쉽게 접하고 사용하고 있는 필수 서비스입니다.
4. 우리 팀장님 외근이 너무 많은데, 본인 다이어리에만 스케쥴 정리하지 말고 뭔가 일정이 공유되면 좋겠는데.. — 구글 캘린더
어떤 분들에게 저는 소위 ‘애플빠’로 알고 있습니다. 하지만, 저는 원래 구글빠였습니다. ‘공유’와 ‘개방’을 이야기할 때부터 구글과 관련된 서비스를 오래전부터 사용하고 있었고, 그런 앞선 공유정신은 저는 구글을 통해서 배웠습니다. 그래서, 구글 캘린더나 구글덕(Google Doc)과 같은 서비스들을 자연스럽게 사용하고 있습니다. 구글 캘린더는 말 그대로 캘린더입니다. 다만, 이 캘린더는 개인용으로도 사용할 수 있지만, 우리 팀원들, 우리 팀장님, 우리 사장님의 일정을 나도 쉽게 알 수 있도록 스케쥴링을 공유하는 핵심 기능을 제공하고 있습니다. 많은 회사에서 그룹웨어를 사용하고 있겠지만, 그룹웨어를 도입하기 어려운 더 작은 조직, 팀에서는 이러한 서비스가 참 중요합니다. 물론 소규모의 스타트업이나 팀을 위한 업무공유, 스케쥴 공유 서비스가 많이 있지만, 아주 단순하게 일정을 공유하는 도구는, PC와 스마트폰과 동기화되어서 사용할 수 있는 서비스는 여전히 구글 캘린더가 훌륭합니다.
5. 구글 리더(Google Reader)도 서비스를 접었고, 수 년간 모아왔던 Feed는 어떻게하지? 요새 핫한 뉴스나 소식은 이제 어디서 얻지? — Flipboard
RSS Feed를 제공하는 서비스가 한때 참 많이 유행했었습니다. 2014년 현재는 대부분 명맥만 유지되고 있거나, 서비스가 종료된 경우가 많이 있습니다. RSS라는 기술이 없어진 것은 아닌데, 페이스북과 같이 피드의 개념이 아니더라도, 내 주변의 지인들이 활동하고 있는 최근, 인기있는 소식만 모아서 보고 싶어하는 경향들이 조금씩 증가하고 있습니다. 사실 RSS나 Feed의 개념은 중요한 부분은 아닙니다. 그저 ‘내’가 ‘관심있어할 만한 소식’들이 자주 보여지면 되는거니까요. 플립보드는 아마 그런 관점에서 출발하지 않았을까 합니다. 스마트폰/태블릿용 애플리케이션이 메인 서비스이지만, 제한적으로나마 PC웹에서도 플립보드를 이용할 수 있습니다. 간단하게는 굉장히 일반적이면서도 굉장히 전문적인 뉴스 서비스라고 말씀드릴 수 있을 것 같습니다. 여전히 플립보드는 핫한 회사의 서비스이고, 앞으로도 뉴스나 컨텐츠를 소비하기 위한 플랫폼으로써 훌륭한 역할을 해낼 것 같습니다.
아무래도 제가 IT업계에 종사하고 있고, 개인적인 호기심도 이러한 부분에 초점을 맞춰서일 수도 있지만, 앞으로 더 많은 사람들이 IT나 기술이 아니더라도 마치 TV를 켜고, 끄는 것처럼 이러한 기술들은 분명히 더 기술적이지 않게 될 것 같습니다. 스마트워크라는 말도 아마 다음 세대에게는 굳이 스마트라는 용어를 쓰지 않더라도 자연스럽게 언제, 어디서나 인터넷에 Connected 될테고, 태블릿PC나 스마트폰, 스마트와치 등과 같은 우리가 소유하고 있는 기기에서 그냥 TV를 켜는 것 처럼 사용하게 될겁니다.
아마, 그러한 출발이 지금 ‘우리’가 겪고 있는 스마트한 세상이 아닐까요?